Sie glauben an Ihre Strategie und trotzdem bleiben die Ergebnisse hinter Ihren Erwartungen zurück? Die Ursachen hierfür können vielfältig sein – die Lösung für Ihr Problem heißt Policy Deployment.
Policy Deployment ist das systematische Ausrichten unternehmerischen Handelns aller Ebenen der Organisation und aller Bereiche auf die verabschiedete Unternehmensstrategie.
Ziele werden hierarisch herunter gebrochen, wobei die höhere Ebene das „Was“ und „Warum“ vorgibt während die nachgelagerte (ausführende) Ebene das „Wie“ vorschlägt. Ziele müssen messbar sein und im Konsens festgelegt werden.
Elemtar ist die Fokussierung auf einige wenige wirklich wichtige Punkte. Diese konsequent zu verfolgen macht den Unterschied zwischen Erfolg und Mißerfolg.
Abweichungen zwischen Plan und Ist werden gründlich analysiert und die Erkenntnisse in den Zielbildungs- und Kaskadierungsprozeß eingearbeitet. Fehler werden als Gelegenheit zum Lernen verstanden.
In unserem Wertschöpfungscoaching Modul Policy Deployment zeigen wir wie es geht, worauf es ankommt und begleiten Sie bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
In der Literatur werden vielfältige Gründe für mißlungene Strategieumsetzungen angegeben. Eine empirische Untersuchung zu Strategieprozessen in deutschen Unternehmen hat ergeben, dass am häufigsten verhaltensorientierte Hemmnisse als Ursache für ein Scheitern der Implementierung verantwortlich gemacht werden, inbesondere fehlende Akzeptanz gegenüber der verabschiedeten Strategie und ihre mangelhafte Kommunikation in die Organisation. Auf der Sachebene sind es vor allem unzureichend ausgearbeitete Maßnahmenpläne und restriktive Ressourcenausstattung, die Probleme verursachen. Des weiteren werden Abstimmungsprobleme wegen unklarer Zuordnung von Verantwortlichkeiten und nicht ausreichend berücksichtigter Schnittstelleneinfüsse genannt. Weniger verbreitet aber immer noch relevant scheinen fehlende Systemen zur Fortschrittsinformation und -kontrolle zu sein. Ähnliche Ergebnisse haben einschlägige Studien in den USA und in Großbritannien gebracht. Policy Deployment adressiert diese Problemfelder (und mehr) und kann signifikant zu einer erfolgreichen Umsetzung Ihrer (Erfolgs-) Strategie beitragen.
Policy Deployment ist ein iterativer Prozess. Ziele werden von der Unternehmensleitung formuliert und systematisch auf alle Bereiche des Unternehmens und alle hierarchische Ebenen heruntergebrochen. Dabei gibt die übergeordnete Stelle der nachgelagerten Ebene vor, welcher Beitrag zur Zielerreichung von ihr erwartet wird (das “Was”) und begründet diese Forderung (das “Warum”). Der Empfänger der Zielvorgabe wird in die Lage versetzt, den von ihm geforderten Beitrag zur Gesamtzielerreichung einzuordnen. Dies erhöht ceteris paribus die Zielakzeptanz. Es ist Aufgabe der nachgelagerten Stelle die notwendigen Maßnahmen zur Zielerreichung zu formulieren (das “Wie”). Sind aus Sicht der nachgelagerten Stelle die vorgegebenen Ziele nicht zu erreichen erfolgt entsprechendes Feedback an die übergeordnete Stelle. Es wird solange eine auf Fakten basierende Diskussion geführt, bis übergeordnete und nachgelagerte Stelle Konsens über das Ziel und die geplante Umsetzung erreicht haben. Dies ist der wesentliche Unterschied zu klassischen Top-Down-Ansätzen: das Ergebnis des iterativen Zielsetzungsprozesses kann durchaus sein, dass die geforderten Gesamt-Ziele (noch) nicht erreicht werden. Anstatt wie oft üblich zusätzlichen “Stretch Targets” in der Organisation zu verteilen (die in der Regel ohnehin nicht erreicht werden) werden die Ursachen für die Plan-Ziel-Abweichung ermittelt und konkrete Maßnahmen entwickelt, um dem Gesamtziel näher zu kommen.
Elementar für den Erfolg der Strategieumsetzung mittels Policy Deployment ist die Fähigkeit der Organisation, zwischen wichtigen und unwichtigen Einflussfaktoren zu unterscheiden. Was nach gesundem Menschenverstand klingt ist in der Praxis oft schwierig umzusetzen. Besonders nachgelagerte Stellen, die weit weg von der Fromulierung und regelmäßigen Kommunikation der verabschiedeten Strategie sind, laufen Gefahr sich in Nebenkriegsschauplätzen zu verzetteln (oft in bester Absicht) und damit nicht ausreichende Ressourcen für die wichtigen strategischen Themen zu haben. Policy Deployment steuert dem entgegen, da durch die Kaskadierung von relativ wenigen wesentlichen Zielen eine klare Zielhierarchie hergestellt wird und jedem Ausführungsverantwortlichen klar ist, auf welcher Basis seine Performance von der Führung beurteilt wird. Wenn der Fokus der Führung auf den richtigen Parametern liegt werden im Zweifel Ressourcen von weniger wichtigen Dingen abgezogen und die relevanten Aktivitäten abgesichert.
Zusätzlich zum Aspekt der Transparenz und Konsensbildung ist Policy Deployment, wenn es richtig angewendet wird, ein lernender Ansatz. Ausgehend von einer bewußten, auf hierarchischem Konsens (zwischen Führung und Spezialisten) basierenden Planung werden Abweichungen nicht zum Anlaß genommen, um Schuldzuweisungen zu tätigen sondern um die Ursachen zu ermitteln und einerseits Gegenmaßnahmen in der aktuellen Periode einzuleiten (soweit möglich) aber auch um andererseits (und das ist der wichtigere Aspekt) die gewonnenen Erkenntnisse für die zukünftige Verbesserung des Planungs-/Zielvereinbarungsprozesses als auch der eigentlichen Zielsetzung zu verwenden. Konsequent angewendet wird durch Policy Deployment die Qualität der Planung und der Zielvorgaben im Zeitablauf immer besser, weswegen sich die Organisation auf “echte” Verbesserungen konzentrieren kann und nicht Abweichungen zu unrealistischen Zielvorgaben erklären muss. Ein Ergebnis dieses Prozesses kann auch sein, dass sich die formulierte Strategie und ihre Ziele nicht realisieren lassen und die Strategie ansich auf den Prüfstand muss (Strategy Check).
Die im Policy Deployment verwendeten Instrumente sind im Prinzip recht einfach. Im wesentlichen handelt es sich um Plantabellen, in denen die Vorgaben ähnlich wie in einer Balanced Scorecard den realisierten Ist-Werten gegenübergestellt werden. Ergänzt werden können diese Scorecards durch farbliche Signale (in Abhängigkeit des Zielerreichungsgrades). Festgestellte Abweichungen können mit den aus dem Qualitätswesen bekannten Tools zur Ursachenermittlung (Root Cause Analysis Tools) analysiert und die Erkenntnisse in der aktuellen und nachfolgenden Planungsrunde berücksichtigt werden.
Charakteristisch für einen Policy Deployment Ansatz ist, dass nach jeder Planungrunde ex-post die Qualität des Plans analysiert wird, unabhängig davon ob das Gesamtziel erreicht , unterschritten oder übererfüllt wurde.